Plan de continuidad del negocio: Un Enfoque Digital

La Organización Mundial de la Salud categorizó al COVID-19, o coronavirus, como Pandemia Global. Ya ha superado los 130,000 infectados y las estimaciones sobre cuándo disminuirá el brote son, en el mejor de los casos, difusas, y es probable que una vacuna llegue después de varios meses. Mientras tanto, el costo económico continúa aumentando. Ya sea que se haya cancelado el viaje de negocios, las cadenas de suministro interrumpidas o el distanciamiento social, la situación está obligando a las organizaciones de todos los tamaños y descripciones a desempolvar sus libros de jugadas de respuesta de emergencia y continuidad de negocios. Además de alentar a los empleados a trabajar desde casa y abastecerse de desinfectante para manos, pero, ¿qué debemos hacer los negocios? Debemos tener un Plan de Continuidad del Negocio. En esta publicación, echamos un vistazo a algunas tácticas que ayudarán a mantener a tú equipo de trabajo seguro y su negocio con las puertas abiertas. 

 
CONTENIDO DE ESTE BLOG:
 
 

¿Qué es un Plan de Continuidad del Negocio?

La Continuidad del Negocio se refiere al mantenimiento de las funciones comerciales o la reanudación rápida en caso de una interrupción importante. Un Plan de Continuidad del Negocio es un plan de acción que una compañía implementa en el que se puede confiar en caso de una emergencia, cuando la tensión y las apuestas son altas. Describe las políticas, los procedimientos y las instrucciones que una organización debe seguir ante tales desastres, cubriendo elementos tales como procesos comerciales, activos, recursos humanos, socios comerciales y más. Si bien el producto final será diferente para cada empresa, un Plan de Continuidad del Negocio típico podría incluir planes de evacuación, protocolos de comunicación, listas de contactos, inventarios de activos clave y cualquier otra cosa que sea importante para los empleados en una crisis. 
 

¿Qué debe tener tu Plan de Continuidad del Negocio?

 

1. Prioriza a las personas

La salud y el bienestar de sus empleados es su principal preocupación. Es posible que COVID-19 enfermará a algunos empleados y obligará a otros a ponerse en cuarentena. Aborde primero sus necesidades inmediatas y luego comience a pensar en operaciones con una fuerza de trabajo remota.  Es fundamental establecer una estrategia que permita a los empleados continuar funcionando sin ponerlos en peligro. Deberá verificar que cuenta con las herramientas, la tecnología, la capacidad y las medidas de seguridad para soportar una gran fuerza de trabajo remota. También puede ser necesario ofrecer una mayor flexibilidad a las expectativas normales de trabajo.
 

2. Asigna responsabilidades

Un Plan de Continuidad del Negocio es tan efectivo como las personas que lo ponen en acción. Por lo tanto, es muy importante ser específico sobre quién estará directamente involucrado, desde el propietario del plan hasta aquellos a quienes afecta. Hacer que estas personas participen durante las etapas de planificación puede ayudar a crear un plan más sólido y claro y un mensaje coherente. Designar al menos una persona de contacto o miembros seleccionados del equipo para diseñar una estrategia de respuesta y coordinar las actividades de preparación para la pandemia. También puede ser necesario identificar al personal de respaldo.
 

3. Comunicar

Cuando se enfrentan a una catástrofe, las personas quieren pasos claros y directos que puedan seguir y saber que han cubierto sus bases. Es mejor dejar la menor interpretación posible, y considerar diversas perspectivas ayudará a hacer que el plan sea tan detallado y claro como lo requieran las necesidades. Cree un plan de comunicaciones que incluya proporcionar a los empleados y clientes actualizaciones periódicas de la situación, así como las medidas tomadas. Tenga cuidado de comunicar sus comunicaciones en fuentes de noticias verificables, como los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) y la Organización Mundial de la Salud (OMS).
 

4. Priorizar las funciones comerciales clave

Necesitaras evaluar los procesos comerciales, determinar qué áreas son vulnerables, mapear las dependencias y estimar las pérdidas potenciales si esos procesos fallan durante un período de tiempo determinado, de horas a semanas o más. Puede comenzar identificando los productos y servicios críticos que ofrece su empresa y los clientes a los que se entregan. Esto ayudará a priorizar aquellas partes del Plan de Continuidad del Negocio que pertenecen a los activos, funciones y relaciones de mayor valor de la empresa. Comprender el impacto financiero del tiempo de inactividad debido a COVID-19.
 
 
 

¿Qué Herramientas Digitales puedo utilizar para mi Plan de Continuidad del Negocio?

No todos los negocios utilizaran las mismas herramientas, pero si tu negocio lo permite implemente el teletrabajo o trabajo remoto las personas cuyas funciones sean posibles realizarlas desde un computador podrán continuar su trabajo y tu negocio funcionando Te detallamos algunas herramientas para tu negocio.
 

Organización de Equipo:

Trello

Trello es un tablón virtual en el que se pueden colgar ideas, tareas, imágenes o enlaces. Es versátil y fácil de usar pudiendo usarse para cualquier tipo de tarea que requiera organizar información.
Precio: Gratis con planes de pago
 

Google Sheet

Es un programa de hoja de cálculos gratuito y en línea que incluye casi todas las características tradicionales de un programa de hoja de cálculo como Microsoft Excel
Precio: Gratis
 

Google Docs

Google Docs es un sencillo pero potente procesador de texto y hoja de cálculo, todo en línea, que nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red con otros usuarios.
Precio: Gratis
 

Evernote

Evernote es una aplicación informática cuyo objetivo es la organización de información personal mediante el archivo de notas. Existen versiones instalables para diversos sistemas operativos y una versión web. La versión del software para Windows es compatible con pantallas táctiles y el reconocimiento de escritura.
Precio: Gratis con planes de pago
 

Asana

Una práctica herramienta que permite organizar cualquier tipo de trabajo, ya sea una tarea individual o un proyecto que hay que desarrollar a nivel grupal
Precio: Gratis con planes de pago
 

Wrike

Es una herramienta online de gestión de proyectos y colaboración. Permite que sus usuarios ajusten sus planes de proyectos, prioricen tareas, estén al tanto de la planificación y colaboren online con sus compañeros de equipo. 
Precio: Gratis con planes de pago
 
 

Comunicación:

Slack

Slack ofrece salas de chat organizadas por temas, así como grupos privados y mensajes directos. Posee un cuadro de búsqueda que permite acceder a todo el contenido de la aplicación. Slack integra una gran cantidad de servicios a terceros y respalda las integraciones hechas por la comunidad.
Precio: Gratis con planes de pago
 

Trello

Trello es un tablón virtual en el que se pueden colgar ideas, tareas, imágenes o enlaces. Es versátil y fácil de usar pudiendo usarse para cualquier tipo de tarea que requiera organizar información.
Precio: Gratis con planes de pago
 

Skype

Skype es un software que permite comunicaciones de texto, voz y vídeo sobre Internet (VoIP). Tiene la finalidad de conectar a los usuarios vía texto (mensajería instantánea), voz o vídeo. Una de sus fortalezas es la comunicación gratuita por voz y video entre usuarios de Skype desde y hacia cualquier punto del mundo. También permite realizar llamadas especiales, a muy bajo costo, entre computadoras y la red de telefonía fija o móvil.
Precio: Gratis
 

WHATSAPP

WhatsApp Messenger (o simplemente WhatsApp) es una aplicación de mensajería para teléfonos inteligentes, en la que se envían y reciben mensajes mediante Internet, así como también los usuarios de la libreta de contacto pueden crear grupos, enviarse mutuamente imágenes, documentos, ubicaciones, contactos, vídeos y grabaciones de audio, realizar llamadas y videollamadas, entre otras funciones.
Precio: Gratis
 
 

Compartir Archivos

Dropbox

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía estadounidense Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros usuarios y con tabletas y móviles.
Precio: Gratis con planes de pago
 

Google Drive

Google Drive permite almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a documentos, archivos y carpetas de todo tipo en un único lugar: la Nube. Tendrás acceso a los archivos vía Web, desde tu dispositivo móvil o desde tu equipo de cómputo de escritorio o portátil.
Precio: Gratis 
 

Página Web: 

Quattro Medios Digitales

Obtenga las herramientas y guías para atraer y alcanzar nuevos clientes en medios digitales. Recibirá Página web autoadministrable, Seguridad, Publicidad Online, Soporte y Entrenamiento en Marketing Digital a un precio que se ajusta a tus necesidades.
Precio: Desde $30 mensual
 
 

Mercadeo:

Mailchimp

Mailchimp es una plataforma de automatización de marketing que te ayuda a compartir campañas de correo electrónico y publicitarias con clientes y otras partes interesadas.
Precio: Gratis con planes de pago
 

Canva:

Canva es una herramienta para diseñar y crear contenido web de todo tipo. Con Canva podemos crear carteles, posters, infografías, documentos, tarjetas de visita, covers de Facebook, gráficos, etc. de forma muy sencilla.
Precio: Gratis con planes de pago
 

Hootsuite 

Es una plataforma que permite gestionar a la vez diversas cuentas de Twitter, facebook (perfil personal y páginas) y otras redes sociales. HootSuite es un cliente basado en un navegador con dos versiones, una gratuita y una pagada.
Precio: Gratis con planes de pago
 
 

Pago en línea:

Para recibir pagos en línea es necesario tener un proveedor que acepte y procese el pago y que te haga la transferencia a tu cuenta bancaria. Esto puede variar dependiendo el país en donde se encuentra tu cuenta bancaria.
 

Para Cuentas  Bancarias en Panamá: 

Cuanto App

Plataforma de pagos en línea panameña, sin papeleo ni afiliación.
Precio: Gratis para registrarse con planes de pago Comisión 3.5% + %0.35 por transacción
 

Paguelo Facil

Una pasarela de pago  panameña,completa y confiable para recibir pagos por internet. Aumenta tus ventas y haz crecer tu negocio con pagos en línea, desde tu web, celular o aplicación móvil.
Precio: Apertura de Cuenta $320.95. Comisión 4.95% + 0.50
 

Credicorp Bank

Pasarela de pago en línea para negocios del Banco Credicorp Bank
Precio:  Apertura de Cuenta $250. Mensualidad: $50.  Comisión 3.85% + 0.35
 

Bac

Pasarela de pago en línea para negocios del Banco BAC Credomatic
Precio:  Contactar para costo de afiliación y comisiones

 

Para Cuentas en otros países: 

Paypal

PayPal es la Mejor Solución Para Comprar y Vender Sin Comisiones Mensuales ni de Apertura. Acepta Pagos online, Con PayPal Solamente Pagas una Comisión Cuando Recibes un Pago.
Precio: Gratis. Comisión 5.4% + %0.30 por transacción
 

2 checkout

Plataforma parecida a PayPal, Gratis para registrarse 
Precio: Gratis para registrarse con planes de pago Comisión 3.5% + %0.35 por transacción
 
 

Cotizaciones y Facturación:

Zoho Books

Zoho Books es la solución para organizar, gestionar y coordinar la información financiera del negocio. Es un software basado en la nube, dentro de la suite de aplicaciones de Zoho. Permite a la pequeña y media empresa favorecerse de un sistema ágil para controlar la parte de contabilidad y finanzas.
Precio: Desde $9 mensual
 

FreshBooks

Freshbooks es una solución de contabilidad en la nube increíblemente fácil de usar diseñada exclusivamente para pequeñas empresas que desean facturar por su experiencia y su tiempo.
Precio: Desde $15 mensual
 
 
 

Quattro Medios Digitales puede ayudarte a empezar tu transformación digital

Somos Quattro Medios Digitales, creemos que un poco de planificación preventiva puede ser muy útil. Tener un plan de continuidad de negocio apoyándose en los medios digitales no solo ayudan a alcanzar mantener tu negocio en ejecución sino que también protege los activos principales en caso de un brote y preservan la tranquilidad de los propietarios y empleados de empresas. Aunque ningún plan de continuidad de negocio puede garantizar la reanudación completa de las operaciones comerciales, crea un marco sólido para responder a las crisis puede ayudar a su equipo a manejar una interrupción significativa en las operaciones.
 
La asesoría y las herramientas digitales de Quattro Medios Digitales puede ayudar a aliviar la carga de implementar un plan de respuesta ante desastres, de modo que esté listo para responder de manera rápida y efectiva. 
 
 

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